Es muss vielleicht nicht gleich eine Archivarin eingestellt werden, aber die Person, die das Archiv betreuen wird, sollte sich auf jeden Fall Grundkenntnisse aneignen, bestimmte Regeln einhalten und das Archiv nach einem System aufbauen und verwalten, das für andere nachvollziehbar ist, so dass diese Arbeit später auch von anderen übernommen und in gleicher Weise fortgeführt werden kann.
Nicht wenige mit gutem Willen, aber wenig Sachkompetenz angelegte Archive leiden darunter, dass immer wieder neue Verantwortliche neue Ordnungen eingeführt und letztlich ein schwer durchschaubares "Gesamtkunstwerk" geschaffen haben, zu dem nur mühsam Zugänge gefunden werden können.
Es ist also langfristig sinnvoll, sich gängige Regeln und Verfahren anzueignen.
Darüber hinaus spielen rechtliche Bestimmungen eine Rolle, die beachtet werden müssen.
Siehe: Datenschutz/Sperrvermerke
Siehe: Archivgesetze der Länder
Die Materialien im Archiv geordnet zu lagern ist nur der erste Schritt. Um sie nutzbar zu machen, müssen sie verzeichnet werden. Dafür sollte eine für die Erschließung von Archivgut geeignete Software genutzt werden; die so entstandenen Findmittel sollten möglichst nicht nur im Verband selbst, sondern auch online im Internet nutzbar sein.
Unter dem Punkt Fachliche Unterstützung/Fortbildungen finden Sie Hinweise auf Kurse für ehren- und nebenamtlich tätige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Archiven.
Für erste Beratungen in begrenztem Umfang stehen die Mitarbeiterinnen des
zur Verfügung.
Beispiel:
Muster zur Verzeichnung einer Akte des Katholischen Deutschen Frauenbundes (1 Seite, pdf)
Für die langfristige Lagerung von Archivmaterialien - seien es Akten, Fotos, Filme, Kassetten, elektronische Datenträger, Bücher, Zeitschriften oder was auch immer - sollten in jedem Fall Räume zur Verfügung stehen, die bestimmte Bedingungen erfüllen:
Natürlich sind dies Idealvorstellungen, die nicht immer alle gleichermaßen erfüllt werden können. Doch sollten sie durchaus als ernst zu nehmende Richtschnur betrachtet werden.
Ein Archiv kostet Geld. Nach Möglichkeit muss die zumindest teilzeitliche oder stundenweise Bezahlung einer Fachkraft eingeplant werden, aber selbst wenn die Arbeitskraft ehrenamtlich zur Verfügung steht, sind Kosten zu bedenken und zwar sowohl einmalige als auch laufende:
Das Archiv nach einem System aufbauen und verwalten, das für andere nachvollziehbar ist, so dass diese Arbeit später auch von anderen übernommen und in gleicher Weise fortgeführt werden kann.
Unter dem Punkt
Fortbildungen finden Sie Hinweise auf Kurse für ehren- und nebenamtlich tätige MitarbeiterInnen in Archiven.
Nützliche Literatur finden Sie unter
Literaturhinweise
in begrenztem Umfang stehen Ihnen zur Verfügung:
Cornelia Wenzel,
Archiv der deutschen Frauenbewegung
wenzel@
addf-kassel.de
Dr. Susanne Knoblich,
Helene-Lange-Archiv
knoblich@
larch.verwalt.berlin.de