Was aufheben?

Aufzuhebendes Material

Aufgehoben wird alles, was in späterer Zeit Auskunft geben kann über die Tätigkeit des Vereins, seine Organisationsstrukturen, seine Aktivitäten und das Engagement seiner aktiven Mitglieder und Entscheidungsträgerinnen.

Es geht also nicht nur um Dinge, die veröffentlicht wurden, sondern gerade auch um die "internen" Unterlagen. Sollten sich darunter Dokumente befinden, die vorläufig noch nicht allgemein zugänglich sein sollen, so können Sperrvermerke vergeben werden.

Es werden aufgehoben:

  • Akten
    • Korrespondenzen
      Dazu gehören neben den üblichen Briefen auch ausgedruckte Emails.
    • Sitzungs- und Tagungsprotokolle
      Unterlagen zur Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Seminaren, Kursen etc, auch z. B. Infos über Teilnahmen an internationalen Tagungen.
    • Finanzunterlagen
      Auf jeden Fall aufzuheben sind
      Jahresabschlüsse und Buchführung (Journal).
      Optional, nicht zwingend aufzuheben sind
      Kassenbuch, Kontoauszüge und Einzelbelege.
  • Fotos und Filme
  • Eigene Publikationen
    Zeitschriften, Bücher, Chronik, Artikel ...
  • Publikationen über den Verein
  • Aufzeichnungen von Rundfunk- oder Fernsehsendungen über den Verein, seine Tätigkeit oder einzelne Protagonistinnen
  • Interviews mit Vereinsfrauen
  • Objekte
    wie z. B. Vereinsabzeichen, Vereinsnadeln, Tücher oder Schlüsselbänder, die mit dem Vereinsnamen/Logo bedruckt sind, Transparente etc.
  • Alles was sonst noch für bedeutsam erachtet wird

Grundsätzlich gilt:

Besser erst einmal zuviel aufheben als zuviel wegwerfen!

Hinweise

Hilfreiche Literatur zu Fragen der Archivierung finden Sie unter:
Wo gibt es fachliche Unterstützung?

Beispiel für die Verzeichnung einer Akte:
Muster zur Verzeichnung einer Akte des Katholischen Deutschen Frauenbundes (1 Seite, pdf)