Wie aufheben?

Beschriftung der Dokumente

Eine große Hilfe bei der Orientierung ist, wenn Materialien beschriftet sind. Hierbei wird natürlich das Ordnungssystemeingehalten und ggf. dort festgelegte Signaturen übertragen.

Aktenordner, Mappen oder Kartons sollten immer

  • einen kurzen prägnanten Titel haben und möglichst auch
  • eine Zeitangabe enthalten.

Beispiel:
"W.O.M.A.N. Ortsgruppe Wilhelmshaven, Vorstandssitzungen 1976-1978" oder
"IFFF - Internationale Frauenliga für Frieden und Freiheit , Internationale Kongresse 1970-1985".

Wenn sich der Inhalt ändert, weil weitere Materialien hinzugefügt werden, muss auch die Beschriftung entsprechend ergänzt bzw.korrigiert werden; es empfiehlt sich daher, zunächst mit Bleistift zu schreiben.

Fotos werden in puncto Beschriftung leider am häufigsten vernachlässigt. Hier gilt es, auf der Rückseite festzuhalten:

  • das Entstehungsdatum (zumindest das Jahr oder eine ungefähre Schätzung)
  • den Anlass
  • die Namen der abgebildeten Personen mit Zuordnung, z. B.:v.l.n.r. (von links nach rechts)

Beschriftung von Fotos wird möglichst mit Bleistiftvorgenommen, Kugelschreiber, Filzstift oder Tinte färben mit der Zeit auf die Vorderseite durch und zerstören das Foto! Bei neueren Fotopapieren hält allerdings Bleistift oft nicht. In diesem Fall sollte zunächst ein säurefreier Aufkleber auf der Rückseite des Fotos angebracht werden, auf den dann mit Bleistift die Informationen geschrieben werden.


Audio- und Videocassetten
müssen mit folgenden Informationen versehen werden:

  • bei mitgeschnittenen Sendungen:
    • Titel der Sendung,
    • Autorin/Redakteurin,
    • Datum,
    • Sender,
    • Länge des Beitrags in Minuten
  • bei Interviews:
    • Thema,
    • Name der interviewten Person/en,
    • ggf. weitere biographische Hinweise,
    • Name der interviewenden Person/en,
    • Datum, Länge in Minuten
    • Anlass des Interviews


Auf Disketten, CD-Roms, DVDs oder andere elektronische Datenträger sollten die

  • enthaltenen Dateien,
  • ihr Format und
  • das Entstehungsdatum

vermerkt werden.


Zeitungsausschnitte (z. B. mit Berichten über den Verein) müssen

  • mit dem Namen der Zeitung und
  • dem Erscheinungsdatum versehen werden.

Grundsätzlich gilt:

Die entwickelten Ordnungs- und Beschriftungssysteme unbedingt einhalten und konsequent anwenden!

Hinweis

Informationen über die langfristige Archivierung
siehe unter:
Wohin mit den Unterlagen?

Beschriftungsbeispiel:
ZONTIAN mit Monats- und Jahresangabe

Beschriftungsbeispiel:
"Frau Dr. Selbert mit Gudrun Klöckner aus Bonn, Juli 1982"

Beschriftungsbeispiel:
"Zeitzeuginnen-Interview mit Johanna Koeppel, Deutscher Frauenring Kassel im Archiv der deutschen Frauenbewegung Kasse, 08.05.1989, 90 Min; Interviewerin: Gilla Dölle"

Beschriftungsbeispiel eines elektronischen Datenträgers:
"39. Treffen der Frauen/ Lesbenarchive, - bibliotheken und -dokumentationsstellen
29. - 31.10.2004 Kassel,
protokoll.doc (1,24 MB vom 15.12.2004),
adresseliste.doc (72 KB vom 15.12.2004)
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