Wie aufheben?

Sonderfall Elektronische Dokumente

Die technische Entwicklung der letzten Jahrzehnte hat zu neuen Herausforderungen in der Archivierung geführt. Elektronische Dokumente wie Dateien, Emails und Internetseiten sind in viel höherem Maße vergänglich als bedrucktes Papier. Mit der Frage der Langzeitarchivierung befassen sich zur Zeit viele Fachleute, allgemeinverbindliche Regeln gibt es noch nicht. Vorläufig kann folgendes Vorgehen empfohlen werden:

Dateien aus Textverarbeitungsprogrammen (z. B. Protokolle, Mitgliederlisten, Anschreiben), die nicht nur in ausgedruckter Form, sondern auch als Datei langfristig erhalten bleiben sollen, sollten imtxt-Format (text format) gespeichert werden. Dieses Format hat am ehesten die Chance, auch in späteren Textverarbeitungsprogrammen noch lesbar zu sein.
Mit Layoutprogrammen gestaltete Dateien oder Bilder sollten impdf-Format (portable document format) gespeichert werden.
Für alle Dateien empfiehlt sich für die langfristige Archivierung ein externer Datenträger, z. B. CD-ROM, DVD oder externe Festplatte.
Da die Entwicklung neuer elektronischer Systeme und Datenträger außerordentlich rasant ist, wird sich bei elektronischen Dokumenten in bestimmten Abständen die Notwendigkeit ergeben, Daten umzukopieren, um den Zugriff weiterhin zu gewährleisten. Die technische Entwicklung muss also immer im Auge behalten werden.


Bei E-Mails unterscheiden zwischen "briefähnlichen" und "telefonähnlichen" (Kurzmitteilungen, Terminabsprachen etc.).
Die "briefähnlichen" Emails ausdrucken und zur Korrespondenz heften, die "telefonähnlichen" Emails löschen.


Die Internetseiten des Vereins/Verbandes in regelmäßigen Abständen auf CD-ROM, DVD oder anderem externen Datenspeicher sichern. Dabei kann sicher nicht jede Änderung festgehalten werden, es sollten aber zumindest regelmäßige Schlaglichter und damit die Entwicklung und Veränderung der Seiten festgehalten werden.

Elektronische Newsletter können entweder als pdf-Datei (portable document format) gespeichert oder ausgedruckt und alsPrintversion aufbewahrt werden.

Weitere Informationen zu diesem Thema:
www.langzeitarchivierung.de


Literaturhinweis:
Nicht von Dauer - Kleiner Ratgeber für die Bewahrung digitaler Daten in Museen / Stefan Rohde-Enslin. nestor / Institut für Museumskunde, Berlin 2009.
Zwar werden im Titel Museen angesprochen, doch der Ratgeber gibt einen für Archive gleichermaßen nützlichen Überblick über Formate und Datenträger und vermittelt sowohl Hintergrundwissen wie auch praktische Anwendungshinweise in allgemeinverständlicher Sprache.
Als pdf-Datei unter:
http://d-nb.info/1082230057/34

E-Mails archivieren?

Die "briefähnlichen" E-Mails ausdrucken und zur Korrespondenz heften, die "telefonähnlichen" E-Mails löschen.

Lebensdauer einer CD-ROM

Die Frage, wie lange die Daten effektiv gelesen werden können, ist offen. Schätzungen schwanken zwischen 10 und 50 Jahren, wobei die Alterung sehr stark von Temperaturschwan­kungen abhängig ist; auch Sonnenlicht lässt die Medien sehr viel schneller altern. Sicher ist, dass Daten auf CD-ROM bedeutend kürzer als auf Papier oder Pergament halten. Man geht davon aus, dass eine optimale Lebensdauer durch Lagerung bei konstant 20 Grad Celsius in absoluter Dunkelheit erreicht werden kann. (Zitat April 2006) Quelle:
de.wikipedia.org/
wiki/CD-ROM

Hinweis

Weitere Informationen zur Langzeitarchivierung digitaler Quellen:
www.langzeit
archivierung.de