Wie aufheben?

Entwicklung eines Ordnungssystems

Die Aufbewahrung ist der erste Schritt, aber danach kommt schnell die Erkenntnis, dass eine gewisse Ordnung des Aufbewahrten nützlich ist, um zu wissen, was wo zu finden ist. Das muss nicht gleich ein detailliertes, aufwändiges System sein, sollte aber eine grobe Orientierung ermöglichen.

Sicherlich ist es nützlich, bereits den täglichen Arbeitsablauf so zu organisieren, dass z. B. Akten nach einem festgelegten System geführt werden, welches später bei der Archivierung übernommen werden kann, so dass diese Arbeit nur einmal gemacht werden muss.

Eine Möglichkeit dafür ist, einen Aktenplan zu entwickeln. Aktenpläne, wie sie in deutschen Behörden üblich sind, sind allerdings für die meisten Vereine und Verbände zu differenziert und zu aufwändig. Es ist eher zu empfehlen, je nach Vereinsgröße und Umfang der Tätigkeiten einen mehr oder weniger detaillierten Plan zu entwickeln.


Grundprinzipien, die dabei beachtet werden sollten:

  • Ein System entwickeln, das auch bei Vorstandswechseln weitergegeben und beibehalten wird! Nichts schafft mehr Chaos, als wenn jede neue Vorsitzende wieder von vorne anfängt und alles ganz anders macht - das kann für die politischen Aktivitäten und Strategien sehr nützlich sein, nicht aber für das Ordnungssystem im Büro!
  • Die Ordnung sollte einfach, logisch und leicht durchschaubar sein. Unnötige Kompliziertheit vermeiden!
  • Das beste System funktioniert nicht, wenn es nicht eingehalten wird - eine gewisse Disziplin aller, die damit zu tun haben, sollte also gewahrt werden.

Grundsätzlich gilt:

Die entwickelten Ordnungs- und Beschriftungssysteme unbedingt einhalten und konsequent anwenden!

Hinweis

Informationen über die langfristige Archivierung
siehe unter:
Wohin mit den Unterlagen?