Wohin mit den Unterlagen?

Weggeben:
Die Qual der Wahl - welches Archiv ist das Richtige?

 

Auswahlkriterien

Um zu entscheiden, welches Archiv für Ihre Vereinsunterlagen das richtige ist, sollten Sie sich klar werden, was Ihnen besonders wichtig ist, z. B.:

  • Soll es an einem bestimmten Ort sein, z. B. am Sitz der Geschäftsstelle?
  • Soll es in einen bestimmten thematischen, politischen oder religiösen Zusammenhang gehören, z. B. Partei, Kirche, Frauenbewegung o. ä.?
  • Soll gewährleistet sein, dass Ihre Unterlagen schnell archivarisch bearbeitet und über ein Findbuch oder im Internet recherchierbar sein werden?

 

 

Verträge

Bei der Übergabe von Materialien an ein Archiv wird zwischen dem Verein und dem Archiv ein Vertrag abgeschlossen. Es gibt die Möglichkeit, einen
Schenkungsvertrag zu machen, d. h. die Eigentumsrechte gehen an das Archiv über, oder einen
Depositalvertrag, d. h. die Materialien werden dem Archiv zur Verwahrung überlassen.

In beiden Fällen wird vertraglich geregelt:

  • Zeitpunkt der Übergabe
  • Umfang der Materialien

Darüber hinaus kann geregelt werden:

  • Nutzungseinschränkungen von Seiten des Vereins
    Es können z. B. bestimmte Teile von der öffentlichen Nutzung ausgeschlossen werden (siehe Sperrvermerke) oder nur Vereinsmitgliedern zugänglich sein o. ä.
  • Sonderrechte für die Nutzung seitens der Vereinsmitglieder
    Das Recht, z. B. jederzeit Zugriff auf die Unterlagen zu haben, Reproduktion von Fotos zum Selbstkostenpreis o. ä.
  • eine möglichst umgehende Bearbeitung des Bestandes, Erstellung eines Findbuches und/oder Bereitstellung zur Recherche im Internet
  • alles, was dem Verein sonst noch als Sonderregelung wichtig ist

Beispiel
Archiv der deutschen Frauenbewegung
Volltext Schenkungsvertrag (pdf-Datei 2 Seiten) und
Volltext Depositalvertrag (pdf-Datei 2 Seiten)

 

 

Vorarbeiten

Der Verein sollte festlegen, ob Dokumente vorläufig für die allgemeine Nutzung gesperrt werden sollten und wenn ja, für wie lange. Hierfür sind Datenschutzbestimmungen entscheidend, aber ggf. auch Wünsche und Interessen des Vereins.

Ob vom Verein schon eine Vorsortierung der Unterlagen erfolgen soll, muss mit dem jeweiligen Archiv abgesprochen werden, da in dieser Hinsicht die Wünsche und Erwartungen einzelner Archive sehr unterschiedlich sind.

 

 

Kosten

Bei der Übergabe von Vereinsunterlagen an ein Archiv entstehen in der Regel keine Kosten; es sind allerdings damit auch keine Einnahmen zu machen.

Ob der Transport der Unterlagen in das Archiv vom Verein oder vom Archiv organisiert und finanziert wird, muss im Einzelfall abgesprochen werden.

 

 

Archive

Eine Übersicht über alle Frauenarchive und -bibliothekenfinden Sie auf der Homepage des ida-Dachverbandes, der Einrichtungen aus Deutschland, Österreich, Luxemburg und der Schweiz zusammenschließt:
i. d. a. - informieren, dokumentieren, archivieren - Dachverband der Lesben/Frauenarchive, -bibliotheken und -dokumentationsstellen
www.ida-dachverband.de


Archiv der deutschen Frauenbewegung, Kassel

Im 1983 gegründeten Archiv der deutschen Frauenbewegung gibt es verschiedene Sammlungen zu Frauenbewegung und Frauengeschichte des 19. und 20. Jahrhunderts:
eine Spezialbibliothek, ein Fotoarchiv sowie Nachlässe von Frauen (z. B. der der Politikerin und Juristin Elisabeth Selbert, der "Mutter des Grundgesetzes") und Aktenbestände von Frauenvereinen und -verbänden (z. B. W.O.M.A.N., Zonta, Internationale Frauenliga für Frieden und Freiheit, Deutscher Staatsbürgerinnenverband Hessen).
www.addf-kassel.de


Helene-Lange-Archiv, Berlin

Das Helene-Lange-Archiv (HLA) - entstanden aus der 1911 gegründeten Helene Lange-Stiftung - ist nach der Lehrerin, Frauenrechtlerin und Politikerin Helene Lange benannt, deren schriftlicher Nachlass aber nur einen kleinen Teil dieses Archivs ausmacht.
Das Helene-Lange-Archiv fasst mehrere Teilbestände unterschiedlicher Herkunft und unterschiedlichen Umfangs zusammen, darunter Archive von Frauenorganisationen und Nachlässe von einzelnen Frauen, die innerhalb des gemäßigten Flügels der bürgerlichen Frauenbewegung des späten 19. und vor allem des frühen 20. Jahrhunderts eine wichtige Rolle spielten.
www.landesarchiv-berlin.de dort: Bestände / Helene-Lange-Archiv


Frauenforschungs-, -bildungs- und -informationszentrumFFBIZ, Berlin

Im FFBIZ-Archiv werden seit 1975 alle Arten Dokumente zur Neuen Frauenbewegung, zur Frauen- und Geschlechtergeschichte, vorwiegend Berlin und BRD, aber auch weltweit, gesammelt, bearbeitet und zur öffentlichen Nutzung zur Verfügung gestellt. Bei Nachlässen sowie bei Vereins- oder Verbandsakten bemühen wir uns in erster Linie um die Einwerbung von Dokumenten aus Berlin und der Region. Teil des Archivs ist eine umfangreiche Foto- und Plakatesammlung sowie eine Büchersammlung von mehr als 11.000 Titeln und mit Periodika aus mehr als 70 Ländern. Das Archiv übernimmt seit vielen Jahren auch anderweitig angelegte Sammlungen und integriert sie. Über den gesamten Umfang ist eine Bestands-Datenbank in Bearbeitung.
www.ffbiz.de


BAF Tübingen

Das im Jahr 1987 gegründete Bildungszentrum und Archiv zur Frauengeschichte Baden-Württembergs BAF e.V. hat sich zum Ziel gesetzt, Geschichte(n) und Erfahrungen von Frauen zu erforschen, zu dokumentieren und sichtbar zu machen. BAF e.V. konzentriert sich vor allem auf die Regionalgeschichte Baden-Württembergs, dort befinden sich zum Beispiel die Aktenbestände des Landesfrauenrats Baden-Württemberg.
www.baf-tuebingen.de

 

Möglichweise kommt für Ihre Unterlagen aber auch ein staatliches, kommunales oder kirchliches Archiv in Frage; ein Verzeichnis der Archive in Deutschland, sortiert nach Orten, finden Sie unter:
http://www.archivschule.de/

Kosten

Bei der Übergabe von Vereinsunterlagen an ein Archiv entstehen in der Regel keine Kosten; es sind allerdings damit auch keine Einnahmen zu machen.

Verträge

Beispielverträge des Archiv der deutschen Frauenbewegung
Volltext Schenkungsvertrag (pdf-Datei, 2 Seiten) und
Volltext Depositalvertrag (pdf-Datei, 2 Seiten)