Wohin mit den Unterlagen?

Behalten:
Ein eigenes Archiv gründen - was bedeutet das?

Sachkenntnisse

Es muss vielleicht nicht gleich eine Archivarin eingestellt werden, aber die Person, die das Archiv betreuen wird, sollte sich auf jeden Fall Grundkenntnisse aneignen, bestimmte Regeln einhalten und das Archiv nach einem System aufbauen und verwalten, das für andere nachvollziehbar ist, so dass diese Arbeit später auch von anderen übernommen und in gleicher Weise fortgeführt werden kann.

Nicht wenige mit gutem Willen, aber wenig Sachkompetenz angelegte Archive leiden darunter, dass immer wieder neue Verantwortliche neue Ordnungen eingeführt und letztlich ein schwer durchschaubares "Gesamtkunstwerk" geschaffen haben, zu dem nur mühsam Zugänge gefunden werden können.

Es ist also langfristig sinnvoll, sich gängige Regeln und Verfahren anzueignen.

Darüber hinaus spielen rechtliche Bestimmungen eine Rolle, die beachtet werden müssen.
Siehe: Datenschutz/Sperrvermerke
Siehe: Archivgesetze der Länder

Die Materialien im Archiv geordnet zu lagern ist nur der erste Schritt. Um sie nutzbar zu machen, müssen sie verzeichnet werden. Dafür sollte eine für die Erschließung von Archivgut geeigneteSoftware genutzt werden; die so entstandenen Findmittel sollten möglichst nicht nur im Verband selbst, sondern auch online im Internet nutzbar sein.

Unter dem Punkt Fachliche Unterstützung/Fortbildungen finden Sie Hinweise auf Kurse für ehren- und nebenamtlich tätige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Archiven.

Für erste Beratungen in begrenztem Umfang stehen die Mitarbeiterinnen des

zur Verfügung.

Beispiel: Muster zur Verzeichnung einer Akte des Katholischen Deutschen Frauenbundes (1 Seite, pdf)

 

Räumliche Voraussetzungen

Für die langfristige Lagerung von Archivmaterialien - seien es Akten, Fotos, Filme, Kassetten, elektronische Datenträger, Bücher, Zeitschriften oder was auch immer - sollten in jedem Fall Räume zur Verfügung stehen, die bestimmte Bedingungen erfüllen:

  • sie müssen ausschließlich für die Archivierung und nicht zugleich als Büro, Gruppenraum o. ä. genutzt werden können;
  • sie müssen auf möglichst gleichbleibender, relativ niedriger Temperatur gehalten werden können (zwischen 13 und 18 C°), um eine möglichst lange Lebensdauer der Dokumente zu gewährleisten;
  • aus demselben Grund müssen sie, ggf. mittels entsprechender Geräte, eine möglichst gleichbleibende Luftfeuchte aufweisen (zwischen 40 und 50%);
  • Temperatur und Luftfeuchtigkeit müssen mit entsprechenden Geräten ständig überprüft und ggf. korrigiert werden, es darf möglichst selten Klimaschwankungen geben;
  • da Archivmaterial meistens schwer ist, müssen sie über eine hohe Deckentragfähigkeit (500 kp/qm) verfügen, wie sie in Bibliotheken und Archiven erforderlich, in normalem Wohnraum aber in der Regel nicht vorhanden ist;
  • sie müssen einbruchgeschützt sein, möglichst feuer- und wassersicher und keine Zugänge für Insekten, Mäuse oder anderes schädliches Getier bieten.

Natürlich sind dies Idealvorstellungen, die nicht immer alle gleichermaßen erfüllt werden können. Doch sollten sie durchaus als ernst zu nehmende Richtschnur betrachtet werden.

 

 

Finanzbedarf

Ein Archiv kostet Geld. Nach Möglichkeit muss die zumindest teilzeitliche oder stundenweise Bezahlung einer Fachkraft eingeplant werden, aber selbst wenn die Arbeitskraft ehrenamtlich zur Verfügung steht, sind Kosten zu bedenken und zwar sowohl einmalige als auch laufende:

  • Raummiete (vgl. Punkt Räumliche Voraussetzungen)
  • Einrichtung: Regale, ggf. Leitern oder Trethocker
  • Verpackung: Säurefreie Mappen und Kartons
  • PC, Software zur Verzeichnung der Materialien
  • Fortbildungskosten für MitarbeiterInnen, Fachliteratur

Grundsätzlich gilt:

Das Archiv nach einem System aufbauen und verwalten, das für andere nachvollziehbar ist, so dass diese Arbeit später auch von anderen übernommen und in gleicher Weise fortgeführt werden kann.

Fachliche Unterstützung

Unter dem Punkt
Fortbildungen finden Sie Hinweise auf Kurse für ehren- und nebenamtlich tätige MitarbeiterInnen in Archiven.

Nützliche Literatur finden Sie unter
Literaturhinweise

Für erste Beratungen

in begrenztem Umfang stehen Ihnen zur Verfügung:

Barbara Günther,
Archiv der deutschen Frauenbewegung
guenther(at)addf-kassel.de

Dr. Susanne Knoblich,
Helene-Lange-Archiv
knoblich(at)
landesarchiv.berlin.de