Wohin mit den Unterlagen?

Vorteile - Nachteile

Um die Entscheidung "Wohin mit dem Material" zu erleichtern, finden Sie im Folgenden Entscheidungskriterien, denen die Folgen der verschiedenen Lösungen gegenüber gestellt sind. Wie stark Sie jedes Kriterium gewichten und zu welcher Entscheidung Sie dann schließlich kommen, hängt von den Gegebenheiten in Ihrem Verein/Verband und Ihren Möglichkeiten und Wünschen ab.

Kriterium Eigenes Archiv Anderes Archiv
Kosten

Einrichtungskosten:

  • Raumausstattung
  • PC
  • Software.

Folgekosten:

  • Raummiete
  • Materialkosten
  • ggf. Personalkosten.

(vgl. Punkt Finanzbedarf)

in der Regel keine;
ggf. muss der Transport der Materialien in das Archiv finanziert werden
Zugänglichkeit für den Verein/Verband jederzeit zu den Öffnungszeiten des Archivs,
Sonderregelungen per Vertrag möglich
Zugänglichkeit für NutzerInnen
(z. B. Wissen-
schaftlerinnen)
bestimmt der Verein/Verband zu den Öffnungszeiten des Archivs, Sonderregelungen oder Einschränkungen kann der Verein/Verband vertraglich regeln
Nutzungs-einschränkungen bei sensiblem Material (Datenschutz etc.) bestimmt der Verein/Verband bestimmt der Verein/ Verband nach seinen Wünschen (vertragliche Regelung) und das Archiv in Befolgung des jeweils gültigen Archivgesetzes (vgl. Archivgesetze der Länder )
Ordnung und Verzeichnung der Dokumente wird vom Verein/Verband vorgenommen wird vom jeweiligen Archiv vorgenommen,
ggf. nach einer groben Vorordnung durch den Verein/Verband
Dauerhafte Sicherung und sachgerechte Lagerung des Materials muss der Verein/Verband gewährleisten gewährleistet das Archiv
Publikationsrechte hat der Verein/Verband kann der Verein/Verband dem Archiv übertragen oder sich selbst vorbehalten (vertragliche Regelung)